¶ 📋 Задачи и CRM в Inn-Book
Организуйте работу всех подразделений отеля в единой системе задач. Контролируйте выполнение, сроки, ответственных сотрудников и получайте полную аналитику по каждому процессу.
¶ ✨ Для чего нужны задачи
Модуль задач позволяет управлять ежедневной работой отеля:
🧹 уборка номеров
🔧 техническое обслуживание
📄 подготовка документов
⚖️ юридические задачи
💰 бухгалтерские процессы
🏨 подготовка номеров к заезду
👥 работа с гостями
📦 внутренние поручения между отделами
📋 контроль выполнения регламентов
Все сотрудники работают в одной системе через мобильное приложение или веб-версию.
¶ 🚀 Как работает система задач
Каждый сотрудник зарегистрирован в системе и имеет свою роль:
- Администратор
- Горничная
- Сантехник
- Инженер
- Юрист
- Бухгалтер
- Менеджер
- Руководитель
Задачи могут создаваться:
✅ автоматически системой
✅ вручную сотрудниками
✅ по событиям бронирования
✅ по бизнес-процессам отеля
¶ 🧹 Пример №1. Уборка номера после выезда гостя
¶ Автоматическое создание задачи
После выезда гостя система автоматически меняет статус номера:
"Номер не убран"
Одновременно создается задача:
Уборка номера 270
Ответственные:
Отдел Housekeeping
¶ Получение задачи
Все сотрудники отдела хозяйственной службы получают уведомление о новой задаче.
В карточке задачи отображается:
- номер комнаты
- категория уборки
- время создания
- приоритет
- комментарии
¶ Выполнение задачи
Горничная открывает задачу и нажимает:
▶ Взять в работу
Статус автоматически меняется на:
Выполняется
В этот момент администратор на ресепшене видит:
🟡 Номер 270 — В уборке
Это позволяет понимать текущую готовность номера к следующему заезду.
¶ Создание подзадачи
Во время уборки обнаружена неисправность.
Например:
🚰 Течет кран в ванной комнате.
Горничная прямо из задачи создает подзадачу:
Течет кран в номере 270
Ответственный:
Сантехник
¶ Работа технической службы
Сантехник получает уведомление о новой задаче.
Статусы выполнения:
- Новая
- В работе
- Ожидание
- Выполнена
После ремонта сантехник закрывает задачу.
¶ Завершение уборки
После устранения неисправности горничная завершает основную задачу.
Статус номера автоматически меняется на:
🟢 Готов к продаже
или
🟢 Чистый номер
Вся история действий сохраняется в системе.
¶ 📊 Контроль и аналитика
Руководство может видеть:
- количество уборок
- среднее время уборки
- скорость реакции служб
- количество технических неисправностей
- нагрузку на сотрудников
- статистику по дням, месяцам и годам
Это помогает контролировать качество работы и оптимизировать процессы отеля.
¶ 📄 Пример №2. Подготовка договора для государственного учреждения
¶ Создание бронирования
Администратор создает бронирование для государственного учреждения.
В процессе оформления требуется подготовка договора.
¶ Постановка задачи
Прямо из карточки бронирования создается задача:
Подготовить договор для государственного учреждения
Ответственный:
⚖️ Юрист
¶ Работа юриста
Юрист получает уведомление и открывает задачу.
Внутри доступны:
- данные бронирования
- реквизиты организации
- контакты заказчика
- даты проживания
- стоимость услуг
При необходимости юрист может создать дополнительные подзадачи:
📄 Проверить реквизиты
💰 Согласовать оплату
✍ Подготовить дополнительное соглашение
¶ Контроль выполнения
Администратор в любой момент видит статус:
- Новая
- В работе
- На согласовании
- Выполнена
После подготовки договора задача закрывается.
Файл автоматически прикрепляется к бронированию и доступен всем ответственным сотрудникам.
¶ 🏨 Другие примеры использования задач
¶ 🔧 Техническое обслуживание
- Замена ламп
- Ремонт кондиционера
- Настройка оборудования
- Проверка пожарной безопасности
¶ 💰 Бухгалтерия
- Выставление счета
- Контроль оплаты
- Подготовка актов
- Возврат денежных средств
¶ 👥 Работа с гостями
- Организация трансфера
- Подготовка VIP-заезда
- Выполнение специальных пожеланий
- Продление проживания
¶ 🏢 Управление отелем
- Проверка качества уборки
- Проведение инвентаризации
- Контроль сотрудников
- Выполнение внутренних регламентов
¶ 📈 Полная прозрачность процессов
Все действия сотрудников фиксируются в системе:
✅ кто создал задачу
✅ кто выполнял работу
✅ сколько времени заняло выполнение
✅ какие подзадачи были созданы
✅ история изменений статусов
✅ комментарии и вложения
Благодаря этому руководство получает полный контроль над работой всех подразделений отеля в режиме реального времени.
